介護士が転職活動の電話応対はどうする?施設への折り返しの場合も紹介!

介護職の転職活動をするとき、求人がでている事業所へ直接電話にて申し込むこともあると思います。

また、すでに履歴署などは提出していて、面接の日程などの電話が事業所からかかってくることもあるでしょう。

そんな介護職が転職活動をするときの電話対応について解説していきます。

介護職の転職時の電話応対は事前の準備が大事!

新聞やネットなどで求人を見たりして、直接その事業所へ電話して応募する場合もあると思います。

電話対応するには、事前準備が大切です。

事前に準備しておく

求人が出ている介護事業所に電話をかける前にきっちりと準備しておいた方がいいでしょう。

人間なので緊張はすると思うのですが、準備をしておくと少しマシですよ。

  • 求人の資料(ネットであれば印刷しておく)
  • 電話番号や担当者やをメモ書き
  • 話したい用件もメモ書き
  • スケジュール帳やメモ用紙(面接日時などをメモするため)
  • 筆記用具を手元に
  • テレビの電源オフ(できれば静かな場所でかけましょう)
  • ゆっくり話すと心がけておく(緊張すると早口になりがち)
  • 深呼吸して姿勢を正す(姿勢が良いと声が通りやすくなります)

などの準備をしておくと、あわてることなく電話することができます。

電話前に台本を用意しておく

また事前に台本を用意しておくと、より安心して電話することができます。

例えば、

お忙しいところ失礼いたします。

〇〇で掲載されていた求人の案内を見てお電話いたしました〇〇(あなたの名前をフルネームで)と申します。

ご担当の〇〇様(担当がわからなければ「採用担当者様」)いらっしゃいますでしょうか?

・・・担当にとりつがれる

お忙しいところ失礼いたします。

〇〇で掲載されていた求人の案内を見てお電話いたしました〇〇(ここもフルネームで)と申します。

今お時間よろしいでしょうか。

・・・採用担当から「大丈夫です」と言われる

ありがとうございます。

今回の募集を見て、ぜひ御施設(御法人、御社)の面接を受けさせていただきたいのですが、またご応募は受け付けていらっしゃいますでしょうか。

・・・担当者から面接に日時を伝えられる

〇月〇日の〇時ですね。大丈夫です。その日にお伺いいたしますのでよろしくお願いいたします。

・・・担当者から「お待ちしています。」などと言われる

お忙しい中ありがとうございました。では面接日に伺いますのでよろしくお願いいたします。

などと台本を作っておくといいでしょう。

また、相手が予想した返答を返してくれない場合もあるとは思いますが、台本を作っておくだけで気持ちが少し落ち着きます。

もし台本通りの流れにならない場合も、誠実に丁寧に対応しようとしたら印象も悪くなりにくいので、あわてないようにしましょうね。

ちなみに担当から指定された面接日が難しかった場合の例文も載せておきますね。

大変申し訳ないですが、その日は予定が入っております。

〇日や〇日ですと予定が空いておりますが、いかかでしょうか?

もし施設で働きながら転職活動している場合は、自分の休日などの予定もスケジュール帳などにメモ書きしておいた方があわてることが少なくなるでしょう。

事業所に電話するときは時間帯も注意する

求人担当者が受付しやすい時間にかける

まず求人の受付時間を確認して、その時間内にかけることが大事です。

受付時間がわからない場合もあると思いますが、その場合は早朝や夜などは避けるようにして、日勤帯にかけるようにしましょう。

入所型の介護施設では常に職員はいますが、求人担当は日勤のみの勤務であることが多いです。

そして、朝や夜は人員も少なく介護職員も忙しい場合が多いので、緊急時の連絡以外でそのような時間にかかってきたら印象も悪くなります。

結局、かけ直すことになるので、日勤帯にかけるようにしましょう。

 

できるなら、昼休みや始業終業前後を避け、10:00~11:30くらい、14:00~16:00くらいの時間にかけた方がいいでしょう。

仕事なので受け付けしてくれますが、昼休みや始業開始後に電話がかかってくると印象が悪くなる可能性も高まります。

あなた逆に電話を受ける立場でしたら、ちょっと嫌な気持ちになると思います。

採用担当者も人間なので、面接に影響がでないとは言い切れません。

どうしても昼時などに電話する場合は、「お昼時に失礼いたします」などと一言添えるようにしましょう。

電話をかけるタイミングはこんな場合も注意

また、土日も営業している事業所なら土日でも求人の受付は行ってくれると思いますが、採用担当者が土日にいない施設もわりあい多いです。

できたら平日にかけた方が採用担当者とつながりやすいでしょう。

そして、その施設に応じて電話かける時間も考慮するようにした方がいいです。

例えば、希望している施設がデイであれば、9:00~10:30、15:30~16:30くらいまでは責任者も送迎に出て、いない場合もあります。

入居型の施設でどうしても朝早くに電話する場合も、8:30や9:00くらいから申し送りを行っている場合もあるので緊急時以外は避けた方がいいでしょう。

介護事業所への折り返しの電話はどうする?

介護事業所からの電話に出れなかった場合は?

問い合わせをしたときに面接日時が決まらなかったり、日時が変更を相談したかったりして、後日、介護事業所から連絡がくることもあります。

連絡があっても、電話にでれない場合もあると思います。

そのときは折り返しの電話をかける必要があります。

向こうから再度をかけてくれるのを待つのではなく、こちらから折り返しした方が印象がいいです。

そして、できる限り早く折り返しの連絡をいれましょう。

ただ、かけ直す時間帯は上記で紹介した時間帯も考慮できるなら、考慮した方がいいでしょう。

どうしても考慮できない場合は、「終業間際に申し訳ございません」などと一言添えるようにしましょう。

スマホや携帯に電話番号を登録していないときは?

また、スマホの電話帳に施設を登録していない場合もあると思います。

求人のやり取りをする可能性がある電話番号は、スマホの電話帳に登録しておくようにしましょう。

もし登録し忘れていた場合で、求人の資料もなく知らない番号にかけるのが不安なときは、インターネットでかかってきた電話番号を検索してみると相手先がわかる場合も多いですよ。

折り返しの電話の応答例

折り返しの電話の応答例も載せておきますので、参考にしてくださいね。

お忙しいところ失礼いたします。

先日求人のお問い合わせをさせていただいた〇〇(フルネームで)と申します。

先ほど、ご担当の〇〇様からお電話いただいたようなので、折り返し連絡させていただきました。

〇〇様いらっしゃいますでしょうか?

・・・担当者がでる。

先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ありませんでした。

面接の日時のことでお電話いただいたのでしょうか?

このような感じで電話するといいでしょう。

まとめ

介護職が転職活動のときの電話対応について解説しました。

電話って表情が見えないので、緊張するとは思います。

でも、本文でも伝えましたが、誠実に対応しようすれば多くの場合、印象はそこまで悪くならないです。

転職活動がんばってくださいね。

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面接の日程調整などもコンサルタントが行ってくれます。

施設からの電話だと緊張するけど、コンサルタントからの電話だと少しマシではないでしょうか。

もし転職サイトに少しでも関心があるなら、下の記事をお読みくださいね。

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